Le portail de soumission de l’ECHA, pas à pas

Étape 1 · Créez votre compte ECHA (une seule fois, ~5 min)

Rendez-vous sur le site de l’ECHA et ouvrez l’inscription ECHA Accounts. Un court formulaire vous demande un nom d’utilisateur, votre nom, une adresse e-mail professionnelle et un mot de passe. Vérifiez l’e-mail via le lien reçu, puis connectez-vous et activez l’authentification à deux facteurs dès qu’elle vous est proposée — le portail finira tôt ou tard par l’exiger, alors faites-le tout de suite avec une application d’authentification sur votre téléphone.

À quoi ressemble l’écran : un formulaire blanc sobre intitulé « Create account », avec les champs obligatoires marqués d’astérisques rouges et un CAPTCHA en bas.

Étape 2 · Créez votre entité légale (une seule fois, ~5 min)

Dans votre compte ECHA, ouvrez « My Legal Entities » et créez-en une. C’est votre entreprise telle que l’ECHA la connaîtra : raison sociale exactement comme enregistrée, adresse, pays et numéro de TVA. Les indépendants peuvent s’enregistrer comme personne physique exerçant une activité. Chaque déclaration que vous soumettrez dépendra de cette entité légale, alors vérifiez l’orthographe — la modifier plus tard est possible, mais fastidieux.

À quoi ressemble l’écran : un formulaire à deux colonnes (« General information » / « Contact address ») avec un bouton bleu « Create » en bas à droite.

Étape 3 · Entrez dans le portail de soumission ECHA

Depuis le site de l’ECHA, ouvrez le portail de soumission ECHA et connectez-vous avec votre compte. La première fois, vous acceptez les conditions d’utilisation au nom de votre entité légale. Sur le tableau de bord, cherchez l’option « Prepare a poison centre notification online » — aucun logiciel externe n’est nécessaire pour une PCN normale.

À quoi ressemble l’écran : un tableau de bord avec une grande barre de recherche pour vos soumissions passées et, en haut à droite, les boutons « Prepare online » et « Upload IUCLID dossier ». C’est Prepare online qu’il vous faut.

Étape 4 · Remplissez le dossier PCN (c’est là que votre récapitulatif brille)

Le formulaire en ligne reprend les sections de votre récapitulatif de dossier UFINotify, dans le même ordre :

• Informations produit — nom(s) commercial(aux), UFI (à coller depuis le générateur), catégorie EuPCS, couleur, état physique, pH, types et tailles d’emballage.
• Classification & étiquetage — classes de danger, mention d’avertissement, phrases H, pictogrammes : à recopier depuis la section 2 de votre FDS.
• Informations toxicologiques — champ de texte libre : collez la section 11 de votre fiche de données de sécurité (FDS).
• Composition — chaque substance avec son identifiant et sa concentration exacte ou une plage autorisée ; les parfums ou prémélanges achetés entrent comme MiM (mélange dans mélange) avec leur propre UFI ou les données de la FDS de leur fournisseur.
• Zone de marché & type d’usage — cochez les pays, choisissez grand public / professionnel / industriel.

Avec le récapitulatif de l’assistant imprimé à côté de votre clavier, c’est de la pure retranscription — environ 10 minutes.

Étape 5 · Validez — et corrigez les classiques

Appuyez sur Validate. Le portail confronte votre dossier aux règles métier de l’annexe VIII et liste les échecs avec leurs codes de règle. Les classiques, et leurs corrections :

• Catégorie EuPCS manquante ou non terminale — vous avez choisi une catégorie parente ; ouvrez l’arborescence et sélectionnez le niveau le plus spécifique.
• Plage de concentration trop large — l’annexe VIII plafonne la largeur des plages selon le danger et la bande de concentration ; resserrez la plage ou utilisez la valeur exacte.
• Composant dangereux sans concentration — chaque substance classée du mélange doit voir sa quantité déclarée.
• Incohérence UFI/TVA — l’UFI a été généré avec un numéro de TVA différent de celui de votre entité légale ; régénérez-le avec le bon numéro.
• Langue manquante — certains pays de commercialisation exigent les parties en texte libre du dossier dans leur langue.

Étape 6 · Soumettez, puis archivez deux choses

Quand la validation passe, appuyez sur Submit. Vous recevez immédiatement un numéro de soumission et, peu après, le rapport de soumission apparaît dans votre tableau de bord. Téléchargez le rapport en PDF et archivez-le avec la version de la FDS utilisée : ce duo est votre preuve de conformité pour les inspecteurs, les marketplaces et les distributeurs. Imprimez ensuite l’UFI sur vos étiquettes et vendez l’esprit tranquille.